ESR-hanke “Kestävä ja vaikuttava kuntatekniikan palvelumalli” on tullut päätökseensä.
ESR-hanke “Kestävä ja vaikuttava kuntatekniikan palvelumalli” aloitti toimintansa vuoden 2021 helmikuun alussa. Hanke on Euroopan sosiaalirahaston tukema hanke “Kestävää kasvua ja työtä”-ohjelmasta ja tarkemmin toimintalinjaa kolme “Työllisyys ja työvoiman liikkuvuus”. ESR-hankkeen erityistavoitteena on tuottavuuden ja työhyvinvoinnin parantaminen kohdealueena Etelä-Savo. Hankkeen oli määrä kestää vuoden 2022 loppuun saakka, mutta hanke sai jatkoa huhtikuun 2023 loppuun saakka.
''Luottamus ja avoimuus omistajakuntien ja Eloisan kanssa ovat mahdollistaneet kehittämistyön hankkeessa. Hankkeen tuloksena palvelumalli on saanut mahdollisuuden laajentua edelleen uusiin kuntiin. Hankkeen kehittämistyön tulokset jatkavat elämää sekä edelleen kehittyvät - toivottavasti myös laajenevat tulevaisuudessa. Hanke on saanut positiivista palautetta sen laajuudesta ja ulottuvuudesta läpi organisaation kuin yhteistyössä hankekumppaneiden kanssa. Tästä syystä hankkeen vaikuttavuus on ollut yllättävää. Tärkeintä on kehittämistyön näkyminen arjessa: laadukkaina palveluina alueen asukkaille.''
Projektipäällikkö Jenni Rytkönen
Hankkeessa oli neljä päätavoitetta:
- Kutsuva ja ymmärrettävä palvelumalli -osa-alueessa tavoitteena on muotoilla toimintaympäristön muutos ja haluttu toimintamalli ymmärrettäväksi.
- Hankkeen toisena osa-alueena on Uudenlainen tapa tehdä työtä.
- Prosessiohjattu oppimispolku ja itseohjautuvuus -osa-alueessa valmennetaan asiantuntijoita ja esimiehiä uudenlaiseen johtamistapaan, tavoitteisiin ja mittareihin.
- Hankkeen neljäs osa-alue luo pohjan kuntatekniikan jatkuvalle parantamiselle, jossa päätökset perustuvat käytön, kunnossapidon, resurssitehokkuuden ja turvallisuuden kokonaisarvioon.
Kutsuva ja ymmärrettävä palvelumalli
Tavoitteena oli muotoilla toimintaympäristön muutos ja haluttu toimintamalli ymmärrettäväksi. Kyse oli pohjimmiltaan organisaatiokulttuurin ja vanhojen toimintatapojen muuttamisesta. Keinoina hyödynnettiin koulutuksia, tarinallistamista ja palvelumuotoilua sekä edistymistä seuraavia mittareita. Henkilöstöä rohkaistiin osallistumaan.
Palvelumallin muotoilu on kehittynyt läpi koko hankkeen. Sen eri osa-alueista syntyi kokonaisuus, jota viedään edelleen eteenpäin yhdessä omistajiemme kanssa. Hankkeen aikana Järvi-Saimaan Palveluiden arjen sujuvuus on kehittynyt digiloikan ja jatkuvan parantamisen kulttuurin juurruttamisen myötä. Uusien toimintatapojen omaksuminen ei tapahdu hetkessä. Hankkeen toimenpiteissä kehittämistyötä on tehty pienin ja tavoitteellisin askelin eri tavoitteissa. Sen myötä palvelumalli on rakentunut nykyiseen muotoonsa ja näyttänyt toimivuutensa arjen kautta. Organisaatiokulttuurin muutos on merkittävä tekijä palvelumallin toimivuudessa. Selkeä kuva palvelumallista on tuonut rohkeutta kokeilla uutta ja oppia yhdessä.
Uudenlainen tapa tehdä työtä
Organisaatiokulttuurin edistäminen ja kehittäminen on toteutunut monin tavoin eri muodoissa hankkeen aikana. Tämä näkyy vaikuttavuutena myös jatkuvan parantamisen mallin ajattelun eteenpäin kehittymisenä organisaation toiminnassa myös arjen tasolla. Keskeisimpiä teemoja ovat olleet arjen työn merkityksellisyys ja sen esille tuominen viestinnän keinoin.
Prosessiohjattu oppimispolku ja itseohjautuvuus
Hankkeen ydintavoitteita on osaamisen kehittäminen, jota on tehty tavoitteellisesti läpi hankkeen kahden vuoden ajan. Kehittämistyötä on toteutunut lähi- ja etäkoulutuksina niin työpaja muotoisina kuin sisäisinä ja ulkoisina koulutuksina. Osaamisen kehittämistä on toteutettu myös yhteistyössä omistajakuntien kanssa. Henkilöstön tarpeita osaamisen kehittämiselle on kuultu henkilöstökyselyn ja tiimikierrosten kautta. Vahvasti arjen tekemiseen linkittyvä osaamisen vahvistaminen on koettu tarpeelliseksi. Hankkeen aikana on vahvistettu edelleen järjestelmä-, hankinta-, laatu-, turvallisuus- ja lakiosaamista, mutta myös työkyvyn- ja työhyvinvoinnin näkökulmaa. Mittaritietojen seurantaa osana jatkuvan parantamisen mallia on viety eteenpäin. Eri palveluiden prosessien kehittämistä on tehty työpaja muotoisina toteutuksina yhdessä henkilöstön ja esihenkilöiden kanssa.
Jatkuva parantaminen
Palveluiden kehittämisen näkökulmasta tarvittiin palvelumuotoilun lisäksi myös osaamisen kehittämistä. Erilaisten järjestelmien tyypillinen haaste on se, että ne jäävät vähälle käytölle. Hankkeessa keskityttiin näiden työkalujen käytön aktivointiin. Osaamisen lisäämisen kautta jatkuvan parantamisen ajattelu on kehittynyt hankkeen aikana. Kun järjestelmä osaaminen on hallussa, voidaan kehittää mittari tiedon keräämistä, tulkintaa ja edelleen palveluiden kehittämistä tämän tiedon pohjalta. Osaamisen kehittämistä tapahtui niin arjessa kuin työpajoissa kuin myös koulutusten muodoissa.
Hankkeen vaikuttavuus
Hankkeessa oli mukana yhteensä 50 kumppaniyritystä (tavoite 30) ja 94 kohdehenkilöä (tavoite 105). Erilaisia koulutuksia on järjestetty 53 kappaletta ja lähi-, etä- ja konsultointityöpäiviä on ollut 609 (tavoite 1440). Korona tilanne vaikutti lähikoulutusten järjestämiseen osaltaan. Toisaalta koronatilanne edesauttoi digitaalisten ratkaisujen käyttöönottoa, mikä tuki hankkeen tavoitteita tältä osin.
Hankkeen aikana valmistui Sari Kaipiaisen opinnäytetyö ”Esihenkilöiden työhyvinvoinnin kehittäminen”.
Ohjausryhmä on seurannut hankkeen etenemistä läpi hankkeen. Hanke on esimerkiksi saanut palautetta, että hanke on mahdollistanut uuden kehittämistä sekä kunta- ja yritysyhteistyötä. Merkittäviä muutoksia on ollut nähtävissä arjen tekemisessä. Digiloikka näkyy esim. palvelupyyntöprosessissa, joka toimii hyvin. Työllistymisen kehittäminen on arvokas onnistuminen, nuoret ja maahanmuuttajat mukaan lukien, koulutukset ja yritysyhteistyö. Hanke on tehnyt vaikuttavaa kehittämistä, etenkin osaamisen kehittämisen laajuus, monipuolista kuntayhteistyötä ja intran käytön lisääntyminen huimasti osana organisaatiokulttuurin kehittämistä.